Satzung

Satzung des Hochschulkanzler*innen e. V.

Beschlossen auf der Mitgliederversammlung am 13. September 2023 in Nürnberg.

Eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichtes Hamburg, unter der Registrierungsnummer VR21560.

§ 1 Name, Sitz, Geschäftsjahr

(1) Der Verein führt den Namen „Hochschulkanzler*innen e. V.“ (im Folgenden „Verein“ genannt).

(2) Der Verein hat seinen Sitz in Berlin, Gerichtsstand für alle Streitigkeiten für und gegen den Verein ist Berlin.

(3) Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

§ 2 Zweck des Vereins

(1) Zweck des Vereins ist die Förderung der Hochschulkanzler*innen, Vizepräsident*innen für Personal und Finanzen sowie
Funktionsträger*innen („Kanzler*innen“) mit entsprechenden Aufgaben bei ihrer Aufgabenwahrnehmung in den Mitgliedshochschulen. Hierzu zählt insbesondere auch die Förderung der Zusammenarbeit und des kollegialen Meinungs- und Erfahrungsaustausches der Kanzler*innen untereinander, im Hinblick auf übergreifende Fragestellungen der Hochschulfinanzierung und des Hochschulmanagements über
Ländergrenzen hinweg.

Der Satzungszweck wird verwirklicht insbesondere durch:

- die Durchführung von nationalen und internationalen Tagungen und Thementagen,

- die Erarbeitung von gemeinsamen Positionen zu für die Kanzlerinnen und Kanzler relevanten Fragestellungen,

- die Erarbeitung und Bereitstellung von Hilfestellungen zur Erledigung der vielfältigen administrativen Aufgaben der Kanzlerinnen und
Kanzler,

- den Betrieb eines Web-Auftritts der Hochschulkanzler*innen und die Unterstützung des kollegialen Austauschs,

- die Förderung der Erstellung von Konzepten für die Weiterbildung und das Coaching von Hochschulkanzler*innen, insbesondere die Förderung von neu bestellten Personen (Mentoring),

- die Vermittlung von Beratungs- und Unterstützungsangeboten,

- die Pflege von nationalen und internationalen Kontakten.

(2) Der Verein kann zur Verwirklichung des Vereinszwecks auch eigenes Personal beschäftigen, insbesondere eine Referentin oder einen Referenten.

(3) Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Ab-schnittes „steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung (AO).

(4) Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.

§ 3 Beiträge und Finanzierung

(1) Die Finanzierung des Vereins erfolgt durch:

- Mitgliedsbeiträge,

- freiwillige Zuwendungen,

- öffentliche Fördermittel,

- sonstige Einnahmen.

(2) Die Mitglieder zahlen Beiträge. Der Mitgliedsbeitrag ist pro Kalenderjahr zu entrichten. Die Höhe des Mitgliedsbeitrags wird von der Mitgliederversammlung nach generellen Kriterien festgelegt.

(3) Der Verein darf neben den zur Deckung seiner Verbindlichkeiten und laufenden Verpflichtungen erforderlichen Mitteln eine Rücklage ansammeln, die der nachhaltigen Erfüllung seines satzungs-mäßigen Zwecks dient (z. B. Aufbau einer Kommunikationsplattform).

(4) Zur Finanzierung besonderer Vorhaben wie Veranstaltungen o. ä. sowie zur Beseitigung finan-zieller Schwierigkeiten des Vereins können von den Mitgliedern Kostenumlagen erhoben werden.

(5) Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind oder durch unver-hältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

§ 4 Mitgliedschaft

(1) Dem Verein gehören an:

- ordentliche Mitglieder,

- Fördermitglieder.

(2) Ab dem 01.09.2024 sind Ordentliche Mitglieder nur Hochschulen, die die Mitgliedschaftskriterien der HRK für die Gruppe der Fachhochschulen erfüllen. Auf Beschluss des Vorstandes können auch andere Hochschulen Ordentliches Mitglied werden, die kein Mitglied der HRK sind. Ordentliche Mitglieder werden durch die jeweiligen Kanzler*innen, Vizepräsident*innen für Personal und Finanzen sowie Funktionsträger*innen („Kanzler*innen“) mit entsprechenden Aufgaben bei ihrer Aufgabenwahrnehmung vertreten.

(3) Als Fördermitglieder können natürliche und juristische Personen aufgenommen werden, die sich mit den Zielen des Vereins identifizieren bzw. die Ziele des Vereins unterstützen.

(4) Natürliche Personen, die aufgrund der bis zum 31.08.2024 geltenden Regelung Ordentliche Mitglieder sind, können ihre ordentliche Mitgliedschaft durch jederzeitige außerordentliche Kündigung beenden oder einen Antrag auf Überführung in eine Fördermitgliedschaft stellen. Die ordentliche Mitgliedschaft einer natürlichen Person endet automatisch, wenn sie nicht mehr hauptberuflich als Kanzler*in einer Hochschule tätig ist, die Mitglied in der Hochschulrektorenkonferenz ist.

§ 5 Beginn und Beendigung der Mitgliedschaft

(1) Die Mitgliedschaft beginnt:

- für Hochschulen, die die Voraussetzungen nach § 4 Abs. 2 Satz 1 erfüllen, durch schriftliche Beitrittserklärung,

- für Hochschulen, die die Voraussetzungen nach § 4 Abs. 2 Satz 2 erfüllen, durch Beschluss des Vorstandes,

- für Fördermitglieder mit der Annahme des Antrags auf Fördermitgliedschaft durch den Vor- stand.

(2) Die Mitgliedschaft endet:

- bei natürlichen Personen mit dem Tode,

- nach schriftlicher Kündigung eines Mitgliedes zum Ende eines Kalenderjahres. Die Kündigung muss mindestens drei Monate vor Ablauf des Kalenderjahres beim Vorstand eingegangen sein,

- durch Ausschluss des Mitgliedes aus wichtigem Grund, der durch den Vorstand mit einfacher

Mehrheit zu beschließen ist. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn ein Mitglied trotz zweimaliger schriftlicher Mahnung seinen Beitragszahlungen nicht nachkommt oder durchvereinsschädliches Verhalten eines Mitglieds, insbesondere bei einer erheblichen Verletzung einer jenem obliegenden Pflicht oder wenn das Mitglied dem Ansehen des Vereins Schaden zufügt. Die Beendigung der Mitgliedschaft befreit ein ehemaliges Mitglied nicht von noch bestehenden Verpflichtungen aus der Zeit seiner Mitgliedschaft. Vor der Beschlussfassung ist dem betreffenden Mitglied Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Gegen den Beschluss des Vorstandes kann Einspruch erhoben werden. Die Frist dafür beträgt einen Monat nach Zustellung. Im Falle des Einspruches entscheidet die Mitgliederversammlung.

- durch außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund.

Wichtiger Grund ist insbesondere die automatische Änderung des Status eines Mitglieds gemäß § 4 Abs. 4.

(3) Bei Beendigung der Mitgliedschaft besteht kein Anspruch auf einen Anteil am Vereinsvermögen.

§ 6 Rechte und Pflichten der Mitglieder

(1) Die ordentlichen Mitglieder haben das Recht, Anträge an den Verein zu stellen. Sie haben Stimm-recht sowie das aktive und passive Wahlrecht.

(2) Fördermitglieder können Anträge an den Verein stellen. Sie haben weder Stimmrecht noch das aktive oder das passive Wahlrecht.

(3) Die Mitglieder sind verpflichtet,

- den Verein im Rahmen der Satzung mit der Führung seiner Aufgaben nach besten Kräften zu unterstützen,

- das Ansehen des Vereins zu wahren,

- die Beiträge pünktlich zu zahlen,

- den Verein über die Änderung ihrer Wohn- und Meldeanschrift sowie ihrer Dienstanschrift oder ihres Namens zügig unaufgefordert schriftlich in Kenntnis zu setzen.

Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt von seinen Mitgliedern die folgenden personen-bezogenen Daten:

Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Beruf, Kontaktdaten (Telefon, Fax und E-Mail-Adresse) sowie vereinsbezogene Daten (z.B. Eintrittsdatum). Diese Daten werden mithilfe Datenverarbeitungsanlagen (EDV) gespeichert und ausschließlich vereinsbezogen genutzt und verarbeitet.

§ 7 Organe des Vereins

(1) Organe des Vereins sind:

- der Vorstand,

- die Mitgliederversammlung,

- der erweiterte Bundesvorstand.

(2) Die Mitglieder des Vorstandes und des erweiterten Bundesvorstands sind ehrenamtlich tätig.

§ 8 Vorstand

(1) Der Vorstand („Bundesvorstand“) besteht aus einer/einem Vorsitzenden („Bundessprecher“), und drei Stellvertreter*innen, von denen eine*r Finanzvorstand ist. Bei der Zusammensetzung des Vorstandes gilt die freiwillige Selbstverpflichtung zur Geschlechterparität.

(2) Die Vorstandsmitglieder werden von der Mitgliederversammlung aus dem Kreis der ordentlichen Mitglieder in aktiver Kanzler*in-Funktion für die Dauer von drei Jahren gewählt. Die Wahl der Vorstandsmitglieder erfolgt mit einfacher Mehrheit in geheimer Form. Die zu wählenden Mitglieder sind vom erweiterten Bundesvorstand vorzuschlagen.

Die Wiederwahl ist zulässig. Der Vorstand bleibt nach Ablauf der Amtszeit solange im Amt, bis ein neuer Vorstand gewählt ist. Entsprechendes gilt auch im Falle eines Statuswechsels.

(3) Dem Vorstand obliegt die Erledigung aller Angelegenheiten, die nicht ausdrücklich der Zustän-digkeit der Mitgliederversammlung oder des erweiterten Bundesvorstands vorbehalten sind.

(4) Folgende Geschäfte von wesentlicher Bedeutung bedürfen der vorherigen Zustimmung des erweiterten Bundesvorstands:

- Erwerb, Veräußerung und Belastung von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten,

- Aufnahme von Krediten,

- Gewährung von Darlehen,

- Übernahme von Bürgschaften, Garantien und ähnlichen Haftungen außerhalb des üblichen Geschäftsverkehrs,

- Abschluss von Verträgen mit Dauerverpflichtungen, die die Dauer eines Jahres überschreiten.

(5) Der Vorstand tritt nach Bedarf, jedoch mindestens viermal im Jahr zusammen. Dies kann im Rahmen einer Online-, Präsenz- oder Hybridversammlung erfolgen. Die Vorstandssitzungen werden von der/dem Vorsitzenden oder einer/einem Stellvertreter*in mit einer Ladungsfrist von mindestens zwei Wochen in Textform oder (fern)mündlich einberufen und geleitet. Entscheidun-gen im Vorstand werden mit einfacher Mehrheit getroffen. Die Rechte des Vorstands sowie die Einberufung der Sitzung können im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden.

(6) Über die vom Vorstand gefassten Beschlüsse sind Protokolle anzufertigen.

(7) Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich von dem/der Vorsitzenden und dem Finanzvorstand vertreten; dabei ist jede/jeder einzelvertretungsberechtigt. Der Finanzvorstand hat im Innenverhältnis die Pflicht, von dieser Einzelvertretungsberechtigung nur im Falle der Verhinderung des/der Vorsitzenden Gebrauch zu machen.

(8) Der Rücktritt von einem Vorstandsamt ist gegenüber dem Vorstand schriftlich zu erklären, die Mitglieder sind darüber zu informieren. Bis zur Neuwahl kann der Vorstand die Aufgaben kommissarisch auf andere Mitglieder verteilen.

(9) Die Mitglieder des Vorstands haften dem Verein nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

§ 9 Mitgliederversammlungen

(1) Eine ordentliche Mitgliederversammlung findet einmal jährlich im Rahmen der Jahrestagung der Hochschulkanzler*innen statt. Sie wird von der oder dem Vorsitzenden des Vorstandes oder einem/einer Stellvertreter*in unter Angabe der Tagesordnung mit einer Ladungsfrist von zwei Wochen schriftlich oder auf elektronischem Wege einberufen und geleitet. Anträge der Mitglieder zur Tagesordnung sind mindestens 7 Tage vor der Mitgliederversammlung dem Vorstand schrift-lich mitzuteilen.

(2) Eine außerordentliche Mitgliederversammlung kann auf Beschluss des Vorstandes oder auf schriftlichen Antrag von mindestens der Hälfte der ordentlichen Mitglieder entsprechend den Bestimmungen für die Einberufung einer ordentlichen Mitgliederversammlung einberufen werden.

(3) Jede Mitgliederversammlung kann im Rahmen einer Online-, Präsenz oder Hybridversammlung erfolgen. Die Mitgliedsrechte können im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden. Die Mitglieder können ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung, soweit dies vom Vorstand eröffnet wird, innerhalb einer zu bestimmenden Frist schriftlich ab-geben.

(4) Die Mitgliederversammlung ist zuständig für:

- die Entgegennahme des Berichts des Vorstands für das abgelaufene Geschäftsjahr,

- die Abnahme der Jahresrechnung und die Entlastung der Vorstandsmitglieder nach Bericht der Rechnungsprüfer*innen,

- die Wahl der Rechnungsprüfer*innen,

- die Beschlussfassung über die Höhe der Mitgliedsbeiträge,

- Wahl des Vorstands aus dem Kreis der nach § 10 Abs. 2 vorgeschlagenen Personen,

- die Satzungsänderungen und

- die Entscheidung über den Ausschluss von Mitgliedern im Fall des Einspruchs gem. § 5 Abs. 2 Anstrich 3.

(5) Die Mitgliederversammlung fasst ihre Beschlüsse mit einfacher Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen, sofern keine anderweitige Regelung in dieser Satzung besteht. Stimment-haltungen bleiben außer Betracht. Bei Stimmengleichheit ist ein Antrag abgelehnt.

(6) Jedes Mitglied ist berechtigt, sich nach Erteilung einer schriftlichen Vollmacht bei der Ausübung des Stimmrechts durch ein anderes Mitglied vertreten zu lassen. Jedes Mitglied darf lediglich ein weiteres Mitglied bei der Ausübung des Stimmrechts vertreten.

(7) Satzungsänderungen können von der Mitgliederversammlung nur mit einer Stimmenmehrheit von 2/3 der erschienenen Mitglieder beschlossen werden. Das gilt auch für die Änderung des Ver-einszwecks.

(8) Über jede Mitgliederversammlung ist eine Niederschrift anzufertigen, die von der Sitzungsleitung zu unterzeichnen ist.

(9) Jede ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist beschlussfähig.

§ 10 Erweiterter Bundesvorstand

(1) Der erweiterte Bundesvorstand hat die Aufgabe, dem Vorstand bei der Verfolgung seiner satzungsmäßigen Zwecke beratend zur Seite zu stehen. Er ist zudem zuständig für alle Maßnahmen und Beschlüsse, die nach Maßgabe dieser Satzung in seinen Zuständigkeitsbereich fallen.

(2) Er schlägt Kandidat*innen für die Wahl des Vorstands vor.

(3) Mitglieder des erweiterten Bundesvorstands sind

- die Mitglieder des Vereinsvorstandes

- die Ländersprecher*innen, die von den Kanzler*innen der HAWen/Fachhochschulen auf Landesebene bestimmt werden, soweit diese über ihre Hochschule ordentliche Mitglieder des Vereins sind.

Ländersprecher*innen:

- schlagen Themen zur Bearbeitung durch den erweiterten Bundesvorstand vor.

- erstatten Bericht über aktuelle, hochschulpolitische Themen und relevante Termine/ Veranstaltungen aus den einzelnen Bundesländern.

- berichten ihrer Arbeitsgemeinschaft/ Konferenz auf Landesebene über Sitzungsinhalte, Themen und Termine der Hochschulkanzler*innen e.V.

- organisieren eine Vertretung, wenn eine Teilnahme an der Sitzung des erweiterten Bundesvorstandes nicht möglich ist.

- weitere vom erweiterten Bundesvorstand kooptierte Fachsprecher*innen, die einzelne kanzlerspezifische Themengebiete bearbeiten und Fachveranstaltungen konzipieren, soweit diese über ihre Hochschule ordentliche Mitglieder des Vereins sind.

(4) Mindestens viermal im Jahr soll eine Sitzung des erweiterten Bundesvorstands stattfinden. Der erweiterte Bundesvorstand wird von dem/ der Bundesvorsitzenden auf elektronischem Wege mit einer Frist von mindestens zwei Woche unter Beifügung einer vorläufigen Tagesordnung eingeladen.

(5) Der erweiterte Bundesvorstand kann seine Sitzungen im Rahmen einer Online-, Präsenz oder Hybridversammlung stattfinden lassen. Die Stimmrechte können im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden.

(6) Zu Beginn jeder Sitzung wird die Tagesordnung durch die anwesenden Mitglieder des erweiterten Bundesvorstandes mit einfacher Mehrheit beschlossen. Von der Tagesordnung kann mit Zustimmung der Anwesenden abgewichen werden.

(7) Die Sitzungen des erweiterten Bundesvorstandes werden von dem/ der Vorsitzenden oder in seiner/ ihrer Abwesenheit von den Stellvertretungen eröffnet, geleitet und geschlossen.

(8) Der erweiterte Bundesvorstand tagt nicht-öffentlich. Fachexpertinnen und –experten und andere thematisch betroffene Personen können als Berichterstatter*innen, Berater*innen oder Gäste zur Sitzung oder einzelnen Tagesordnungspunkten eingeladen werden. Fachsprecher*innen nehmen als beratende Mitglieder ohne Stimmrecht an den Sitzungen des erweiterten Vorstandes teil.

(9) Der erweiterte Bundesvorstand entscheidet mit Stimmenmehrheit per Handzeichen. Auf Verlangen eines Mitglieds ist geheim mittels Stimmzettel abzustimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet das Votum der Sitzungsleitung. In begründeten Ausnahmefällen können Beschlüsse auch ohne Einberufung einer Sitzung im Umlaufverfahren durch elektronische Stimmabgabe gefasst werden. Die Umlaufzeit beträgt drei Wochen. Ausgeschlossen hiervon sind Wahlen.

(10) Über jede Sitzung wird ein Protokoll angefertigt, das insbesondere die Beschlüsse beinhaltet. Das Protokoll gilt als genehmigt, wenn nicht innerhalb einer Frist von zwei Wochen nach Vorlage Einwendungen erhoben werden.

§ 11 Rechnungsprüfer*innen

(1) Die ordentliche Mitgliederversammlung wählt für die Dauer von jeweils drei Jahren zwei Rechnungsprüfer*innen, die nicht Mitglieder des Vorstandes sein dürfen.

(2) Die Rechnungsprüfer*innen haben den Jahresabschluss (Vermögens- und Verwendungsnach-weise) zu prüfen und ihre Feststellungen in einem Bericht niederzulegen, der spätestens sechs Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres vorliegen muss.

§ 12 Auflösung des Vereins und Vermögensanfall

(1) Über die Auflösung des Vereins beschließt die Mitgliederversammlung mit einer Mehrheit von 3/4 der erschienenen stimmberechtigten Mitglieder. Die Versammlung ist in diesem Fall nur bei Anwesenheit von mindestens 2/3 sämtlicher stimmberechtigter Mitglieder beschlussfähig.

(2) Bei Beschlussunfähigkeit ist erneut eine Mitgliederversammlung auf einen frühestens zwei Wochen später liegenden Termin einzuberufen. Diese Versammlung ist in jedem Fall beschluss-fähig. Die Einberufung kann zugleich mit der Einladung zur ersten Versammlung ergehen. In diesem Fall ist allen Mitgliedern nach Abhaltung der ersten beschlussunfähigen Versammlung mitzuteilen, dass die erste Versammlung nicht beschlussfähig war. Die Auflösung erfolgt nur dann, wenn mindestens 3/4 der erschienenen bzw. vertretenden Mitglieder dem Auflösungs-beschluss zustimmen.

(3) Falls die Mitgliederversammlung nichts anderes beschließt, sind der/die Vorsitzende und der/die stellvertretende Vorsitzende gemeinsam vertretungsberechtigte Liquidatoren.

(4) Bei Auflösung oder Entziehung der Rechtsfähigkeit fällt sein Vermögen an eine gemeinnützige Einrichtung, die es unmittelbar und ausschließlich für steuerbegünstigte Zwecke zu verwenden hat.

(5) Die vorstehenden Vorschriften gelten entsprechend, wenn der Verein aus einem anderen Grund aufgelöst wird oder seine Rechtsfähigkeit verliert.

(6) Die Auflösung des Vereins oder der Verlust seiner Rechtsfähigkeit sind durch die Liquidatoren öffentlich bekannt zu geben. Die Veröffentlichung erfolgt in der Zeitung, die für die Bekannt-machung des zuständigen Amtsgerichts bestimmt ist.

§ 13 Satzungsänderung wegen Aufforderung von Gerichten

Die Mitgliederversammlung überträgt dem Vorstand das Recht, Satzungsänderungen, die von amt-lichen Stellen (Amtsgericht, Finanzgericht u. a.) im Rahmen ihrer Zuständigkeit gefordert werden, zu beschließen. Diese Änderungen dürfen weder den Vereinszweck wesentlich verändern, noch die Rechte seiner Organe und Mitglieder einschränken.

§ 14 Inkrafttreten

Diese Satzung tritt am 01.09.2024 in Kraft und ersetzt die Satzung in der Fassung vom 14. September 2022 (eingetragen im Vereinsregister des Amtsgerichtes Hamburg, unter der Registrierungsnummer VR21560).